Toute convocation à une assemblée générale des associés d’une SARL doit indiquer expressément le lieu de réunion.
Or, ce lieu peut être parfois difficile d’accès, inhabituel, ou encore sans objet dès lors que l’assemblée se tient à distance.
Quelles règles encadrent le choix du lieu de réunion ?
Et dans quelle mesure ces règles sont-elles applicables durant la période du Covid-19 ?
Sommaire de l'article
Existe-t-il une obligation légale de convoquer une assemblée générale à un lieu particulier ?
Il est courant que le lieu de réunion soit le siège de la société, mais ce n’est pas une obligation légale.
Pour les SARL, aucun texte n’impose de lieu pour la tenue des assemblées.
Les articles L.223-27 et R.223-20 du code de commerce qui encadrent les modalités de convocation des assemblées générales pour cette forme de société ne précisent aucunement de règle concernant du lieu de réunion.
A titre informatif, ce ne sont que les SA qui se voient imposer le lieu de réunion au siège social de la société, sauf clause contraire des statuts (Code de commerce, art. L. 225-103, V).
Qui peut choisir le lieu de réunion ?
Les associés peuvent fixer un lieu de réunion au sein des statuts. Pour rappel, comme souvent en droit des sociétés, la force obligatoire des statuts est primordiale. Dès lors que les modalités du choix du lieu de réunion sont fixées dans les statuts, il n’est possible d’y déroger que par décision collective.
Rappelons qu’en principe les assemblées générales sont convoquées par le gérant (Code de commerce, art. L. 223-27).
A défaut donc d’une clause statutaire encadrant le choix du lieu de réunion, le gérant a toute latitude pour désigner le lieu de son choix.
Dans le silence des statuts, c’est au gérant de librement fixer le lieu de réunion.
Pour ce faire, il suffit :
- Que cela soit expressément indiqué sur la convocation ;
- Que le choix de ce lieu ne constitue pas un abus par rapport aux droits des associés.
La Cour de cassation l’a d’ailleurs récemment rappelé dans un arrêt rendu le 31 mars 2021 (n°19-12.057, F-P) au sujet d’une SARL, en précisant que « dans le silence des statuts, le lieu de réunion des assemblées générales d’une SARL est fixé par l’auteur de la convocation, cette décision ne pouvant être remises en cause que si elle constitue un abus de droit ».
Comment la désignation d’un lieu de réunion peut-elle constituer un abus de droit ?
Pour rappel, l’abus de droit se caractérise dans le fait de nuire intentionnellement à autrui en outrepassant l’exercice de son droit.
Le droit garantit aux associés notamment de participer aux décisions collectives. Comme l’indique l’article 1844 du Code civil :
« Tout associé a le droit de participer aux décisions collectives »
Cette disposition est d’ordre public, toute clause contraire au sein des statuts serait réputée non écrite.
Dès lors que le lieu désigné est incompatible avec ce droit de participation, cela peut constituer un abus de droit.
Le choix d’un lieu inhabituel, difficile d’accès pour un ou plusieurs des associés, dans le but de nuire, d’empêcher leur participation, ou encore d’influencer le vote des autres associés peut constituer un abus de droit.
L’associé qui ne peut pas se rendre au lieu indiqué dans sa convocation devra démontrer que le gérant a délibérément fixé ce lieu de réunion afin qu’il ne puisse assister à l’assemblée.
Qu’en est-il du choix d’une assemblée générale dématérialisée, et particulièrement durant la crise sanitaire ?
Régime général :
En l’absence de clause statutaire, le lieu peut être une salle virtuelle, et le gérant a toute liberté pour organiser une assemblée générale de manière dématérialisée aux conditions que les droits des associés soient bien respectés.
Le gérant devra donc bien informer les associés, et s’assurer que l’ensemble des associés dispose des moyens techniques nécessaires pour la participation convenable à la réunion.
De même, le système de votation dématérialisé doit être organisé de sorte que les procédures fixées par le droit et/ou les statuts soient bien respectées.
Régime d’exception durant la période du 2 décembre 2020 au 30 septembre 2021 :
En raison de l’épidémie de Covid-19, des dispositions législatives ont organisé un régime d’exception pour la tenue d’assemblées générales dématérialisées sans qu’importent les modalités expressément indiquées au sein des statuts.
Le détail de ces mesures est précisé au sein de la version en vigueur de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020.
Quelques points importants sur ce régime spécifique quant au choix du lieu.
- Le recours à la participation dématérialisée est généralisé, et tout associé est réputé présent à la réunion s’il y participe à distance même en cas de clause statutaire y contrevenant, dès lors que le gérant / l’organe de convocation l’a décidé et l’a dûment organisé.
- Dès lors que le lieu de réunion est inaccessible en raison de mesures administratives sanitaires, le gérant / l’organe compétent peut décider que l’assemblée soit tenue de manière dématérialisée, peu important toute stipulation contraire des statuts.
- Dans le cas d’une décision de dématérialisation prise par le gérant / l’organe de convocation, celui-ci doit s’assurer que les associés ayant droit de participer ont eu toutes les informations communiquées de la date, du lieu et du moyen de participation. Il doit aussi s’assurer que ceux-ci disposent des moyens techniques nécessaires pour s’identifier, prendre la parole et écouter.
- Les sociétés peuvent consulter les associés à huis clos ou à distance, ou les réunir physiquement si les normes sanitaires sont respectées (notamment un siège d’écart dans un lieu ouvert au public dans la limite de 5 000 personnes) sans qu’une clause des statuts ne puisse s’y opposer
NOTE IMPORTANTE DE MISE A JOUR : MAI 2022
En raison de l’amélioration sanitaire, le gouvernement a communiqué qu’il ne prévoyait pas d’adopter d’ordonnance prolongeant le dispositif d’exception. Le cabinet de Bruno Lemaire a précisé que seuls les réunions des organes collégiaux (surveillance, ou direction à distance) bénéficient de dispositions particulières qui permettent toujours du régime d’exception autorisant de facto la visioconférence même si ce n’est pas prévu par les statuts.
Les Assemblées Générales ne sont pas concernées.
Il faut donc considérer que la période du régime d’exception a été close le 30 septembre 2021 à 23h59. Toute assemblée générale convoquée selon le régime d’exception hors de cette période et non selon le régime général serait en principe considérée comme irrégulière.
L’organisation d’une assemblée générale peut parfois s’avérer complexe. Pour toute question relative à la tenue d’une assemblée générale et la garantie des droits des associés, il vous est fortement conseillé de vous rapprocher d’un avocat en droit des affaires.
LLA Avocats se tient à votre disposition pour vous accompagner et faire valoir vos droits en cas de contentieux relatif à la tenue d’assemblées générales.
